Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 28. Juni 2024 (Az. IV D 2 - S 0316-a/19/10011 :009 – Bundesfinanzministerium - Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO)) mitgeteilt, dass nunmehr eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit mittels „Mein ELSTER“ und die ERiC- Schnittstelle ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung steht. Die Mitteilung kann per Direkteingabe im ELSTER-Formular "Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“ auf www.elster.de, per Upload einer XML-Datei auf www.elster.de in MEIN ELSTER oder per Datenübertragung aus einer Software via der ERIC-Schnittstelle erfolgen.
Was müssen Betriebe umsetzen?
Betriebe, die Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO i.S.d. § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV, d.h. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen im Einsatz haben (kurz „Kassen“), müssen darüber eine Mitteilung an das zuständige Finanzamt vornehmen.
- Die Mitteilung von vor dem 1. Juli 2025 angeschafften Kassen ist bis zum 31. Juli 2025 zu erstatten.
- Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen (§ 146a Absatz 4 Satz 2 AO).
- Die Außerbetriebnahme ist ab dem 1. Juli 2025 innerhalb eines Monats mitzuteilen. Vorher muss du Inbetriebnahme des Aufzeichnungssystems mitgeteilt werden.
- Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.
- Wichtig: Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.
Dem zuständigen Finanzamt sind nach § 146a Abs. 4 AO folgende Daten zu übermitteln:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Das BMF stell eine Ausfüllhilfe zur Verfügung. Im Zweifelsfall halten Sie bitte Rücksprache mit dem Kassendienstleister und dem Steuerberater.
Das BMF hat den Anwendungserlass zur AO, insbsondere zu § 146a AO, überarbeitet, diesbezüglich möchten wir insbesondere auf zwei Aspekte hinweisen:
- 2.4.1: „Die erforderlichen Mindestangaben auf einem Beleg i. S. d. § 146a AO sind in § 6 KassenSichV geregelt. Alle Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar, aus einem QR-Code auslesbar oder bei einer elektronischen Rechnung im strukturierten Teil enthalten sein. Wie der QR-Code und Informationen in den strukturierten Teil einer elektronischen Rechnung aufzunehmen sind, richtet sich nach den Vorgaben der DSFinV-K (vgl. DSFinV-K – Anhang I).
- 2.5.7: „Bei E-Rechnungen, die die Belegfunktion erfüllen und nicht durch das elektronische Aufzeichnungssystem selbst erstellt werden, sondern mit Hilfe von externen Dienstleistern erstellt und versendet werden, ist es ausreichend, wenn zunächst vor Ort eine sonstige Rechnung (z. B. in Form eines Kassenbelegs) ausgestellt wird und die Daten dem externen Dienstleister für die Erstellung der E-Rechnung zur Berichtigung in einem unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs bereitgestellt werden.“
