Unternehmen sind seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnung) im inländischen zwischenunternehmerischen Bereich empfangen zu können. Der Privatkundenbereich ist nicht erfasst.
Die Definition der elektronischen Rechnung in § 14 UStG wurde angepasst. Papierrechnungen sowie Rechnungen als Anhang mit einer einfachen unstrukturierten PDF, sind nunmehr „sonstige Rechnungen“ und werden durch die E-Rechnung als neuer Standard im zwischenutnernehmerischen Bereich ersetzt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der in einem maschinenlesbaren Format (z. B. X-Rechnung, ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und so eine medienbruchfreie automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht.
- Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen.
- Das Format kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger auch vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.
Die CEN-Norm wird derzeit noch überarbeitet, um die notwendigen Anforderungen an den Rechnungsaustausch erfüllen zu können. Bereits seit 2020 ist die Anwendung E-Rechnungen im Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung teilweise zwingend (v. a. Auftragnehmer des Bundes mit dem Format X-Rechnung). Die öffentliche Verwaltung in Sachsen ist zudem grundsätzlich verpflichtet solche anzunehmen.
Welche Verpflichtungen bestehen seit dem 1. Januar 2025?
Empfangsverpflichtung:
Das Empfangen von E-Rechnungen im inländischen zwischenunternehmerischen Bereich (B2B) ist ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Da der Rechnungsaussteller über die Anwendung der Ausnahmen / Übergangsregelungen entscheidet, muss mindestens die Empfangsmöglichkeit von Unternehmen bereitgestellt werden. Eine Entgegennahme per E-Mail ist dafür derzeit ausreichend. In der Folge bedarf es einer Software zum Auslesen der elektronischen Rechnung (z.B. dem Quba-Viewer) sowie der GoBD-konformen Archivierung der elektronischen Eingangsrechnung.
„Sonstige Rechnungen“ können noch wie folgt übermittelt werden:
- bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht den vorgenannten Anforderungen entspricht
- bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht den vorgenannten Anforderungen entspricht, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 3 UStG) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat
- bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht den vorgenannten Anforderungen entspricht, ausgestellt werden, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98) übermittelt wird (EDI-Verfahren).
Spätestens ab dem 1. Januar 2028 - nach derzeitigem Stand - müssen alle Unternehmen im zwischenunternehmerischen Bereich in der Lage sein E-Rechnungen zu erstellen, zu übermitteln und zu verarbeiten.
Ausnahmen:
- Kleinbetragsrechnungen i. S. d. § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), die einen Gesamtbetrag von 250 € brutto nicht überschreiten, können auch künftig als sonstige Rechnung erstellt und übermittelt werden
- Rechnungen über umsatzsteuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Kleinunternehmer sind von der Ausstellungsverpflichtung ausgenommen, nach § 34a UStDV
- Privatkundenbereich
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) kann mit Zustimmung des Bundesrates zur Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens durch Rechtsverordnung nähere Bestimmungen zur Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats einer elektronischen Rechnung erlassen.
Kostenloses Tool der Finanzverwaltung zur Sichtbarmachung
Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung ist auf dem ELSTER-Portal freigeschaltet und unter folgenden Internet-Adressen erreichbar:
- https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
- http://www.erechnung.elster.de
- http://www.e-rechnung.elster.de
Verwaltungsanweisung zur Klärung vieler Einzelfragen
Das BMF hat im Oktober 2024 eine umfangreiche Verwaltungsanweisung erlassen, die viele Fragen im Umgang mit der Einführung der E-Rechnung klärt.
Insbesondere folgende Aspekte werden darin behandelt:
- kein Erfordernis einer elektronischen Signatur (Rn. 5)
- USt-IdNr. und Wirtschafts-IdNR. als Indiz für Ansässigkeit des Rechnungsempfängers
- verpflichtende Anwendung in Fällen des Reverse Charge gem. § 13b UStG
- Anwendung E-Rechnung, wenn nur Teile der abgerechneten Leistung der Pflicht zur E-Rechnung unterliegen (Rn. 17 und 21)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto als E-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers (Rn. 22)
- Hybride Formate - Folgen von Abweichungen des strukturierten xml- und Bild-Teils (Rn. 32)
- E-Mail-Postfach zum Empfang ausreichend (Rn.40)
- Nachweis der ordnungsgemäßen Übermittlung, derzeit auch per E-Mail
- Rechnungsberichtigung bei Umsätzen, für die noch keine Verpflichtung zur
Verwendung einer E-Rechnung besteht (Rn. 50) - Kassensysteme - Ausstellung einer E-Rechnung bei vorheriger Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch ein Kassensystem (Rn. 57)
- Aufbewahrung zusätzlicher Angaben im Bildteil (Rn. 60)
Bei der Implementierung Im Betrieb sollten die vorhandenen Strukturen analysiert werden. Die Besonderheiten der einzelnen Gewerke und deren Anforderungen an die branchenspezifische Ausgestaltung der Rechnungen (z.B. im Baugewerbe umfangreiche rechnungsbegründende Anlagen usw.) sind bei der Implementierung zu berücksichtigen, da dies die Verwendung bestimmter Versionen der Formate erforderlich machen kann.
