Seit dem 1. August 2022 gilt ein neues Nachweisgesetz

Die Pflicht des Arbeitgebers die wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, diese zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen wird erheblich erweitert. Eine unrichtige oder unvollständige Unterrichtung des Arbeitnehmers stellt künftig eine Ordnungswidrigkeit dar, die von den Arbeitsschutzbehörden mit Geldbußen bis zu EUR 2.000,00 geahndet werden kann. 

Die wichtigsten Änderungen:

Schriftform bei Niederlegung der Vertragsbedingungen
Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses wie bisher schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Dabei bedeutet „schriftlich“ in Papierform mit original Unterschrift“. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Einer Originalunterschrift des Arbeitnehmers bedarf es jedoch nicht.

alle Arbeitnehmer sind erfasst
Galt das Nachweisgesetz bislang nicht für vorübergehend beschäftigte Aushilfen für eine Beschäftigung bis zu einem Monat, sind zukünftig sämtliche Arbeitnehmer erfasst.

Fristen für die schriftliche Unterrichtung der Vertragsbedingungen
Je nach Arbeitsvertragsbedingung bestehen unterschiedliche Fristen.

So sind am ersten Arbeitstag

• Name und Anschrift der Vertragsparteien,
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung der Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien, und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
• und die vereinbarte Arbeitszeit

schriftlich niederzulegen.

Spätestens am 7. Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsvertrages sind

• der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsvertrages,
• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
• bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
• der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Ort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftig werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann
• eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit
• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
• bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes die konkreten Inhalte der Abrufvereinbarung
• sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen.

Spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn der Beschäftigung sind

• die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
• wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist
• das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen

schriftlich niederzulegen und auszuhändigen.

besondere Fristen für Praktikanten

Wer einen Praktikanten einstellt, hat unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Praktikanten auszuhändigen. In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:

• der Name und die Anschrift der Vertragsparteien
• die mit dem Praktikum verfolgten Lern- und Ausbildungsziele
• Beginn und Dauer des Praktikums
• Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit
• Zahlung und Höhe der Vergütung
• Dauer des Urlaubs
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Praktikumsverhältnis anwendbar sind
   

besondere Unterrichtungspflichten bei Arbeiten außerhalb der Bundesrepublik Deutschland
Hat der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung länger als vier aufeinanderfolgende Wochen außerhalb der Bundesrepublik Deutschland zu erbringen, so hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer vor dessen Abreise die Niederschrift der genannten Vertragsbedingungen und folgenden zusätzlichen Angaben auszuhändigen

• das Land oder die Länder, in dem oder in denen die Arbeit im Ausland geleistet werden soll, und die geplante Dauer der Arbeit
• die Währung, in der die Entlohnung erfolgt
• sofern vereinbart, mit dem Auslandsaufenthalt verbundenes Geld- oder Sachleistungen, insbesondere Entsendezulagen und zu erstattende Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten
• die Angabe, ob eine Rückkehr des Arbeitnehmers vorgesehen ist, und gegebenenfalls die Bedingungen der Rückkehr.
• Fällt ein Auslandsaufenthalt nach Absatz 2 in den Anwendungsbereich der Richtlinie 96/71/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. Dezember 1996 über die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen (ABl. L 18 vom 21.1.1997, S. 1), die durch die Richtlinie (EU) 2018/957 (ABl. L 173 vom 9.7.2018, S. 16) geändert worden ist, muss die Niederschrift nach Absatz 1 Satz 1 neben den Angaben nach Absatz 2 auch folgende zusätzliche Angaben enthalten:
• die Entlohnung, auf die der Arbeitnehmer nach dem Recht des Mitgliedstaats oder der Mitgliedstaaten, in dem oder in denen der Arbeitnehmer seine Arbeit leisten soll, Anspruch hat,
• den Link zu der einzigen offiziellen nationalen Website, die der Mitgliedstaat, in dem der Arbeitnehmer seine Arbeit leisten soll, betriebt nach Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe a der Richtlinie 2014/67/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 15. Mai 2014 zur Durchsetzung der Richtlinie 96/71/EG über die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen und zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 über die Verwaltungszusammenarbeit mit Hilfe des Binnenmarkt-Informationssystems – („IMI-Verordnung“) (ABl. L 159 vom 28.5.2014, S. 11).
   

Ausnahmen
Die Angaben im Arbeitsvertrag zu –

• Probezeit
• Arbeitsentgelt
• Arbeitszeit
• Überstunden
• Urlaub
• Fortbildung
• Betrieblicher Altersversorgung
• Kündigungsfrist
• Währung der Entlohnung bei Auslandsaufenthalt

können durch einen Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen…ersetzt werden.
Ist beim Urlaub und bei der Kündigung die jeweilige gesetzliche Regelung maßgebend, so kann hierauf verwiesen werden.

Sanktionen: Fehlende oder falsche Unterrichtung kann Bußgeld nach sich ziehen

Eine Verletzung der Nachweispflicht kann zukünftig als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu EUR 2.000,00 geahndet werden.

Ordnungswidrig handeln Arbeitgeber, die die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen (i) nicht, (ii) nicht richtig, (iii) nicht vollständig, (iv) nicht in der vorgeschriebenen Weise oder (v) nicht rechtzeitig aushändigen. Die sachliche und örtliche Zuständigkeit für die Verfolgung der Ordnungswidrigkeiten ergibt sich aus §§ 36, 37 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) und ist Ländersache. Sachlich zuständig ist die fachlich zuständige oberste Landesbehörde; es besteht zudem die Möglichkeit der Übertragung auf eine andere Behörde oder Stelle (§ 36 Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe a, Abs. 2 OWiG).

Angemessene Probezeit

Im Teilzeit- und Befristungsgesetz wird eine Regelung zur Probezeit aufgenommen. Danach muss die Dauer der vereinbarten Probezeit im Verhältnis zur Dauer des Arbeitsverhältnisses und der Art der Tätigkeit stehen (§ 15 Abs. 3 TzBfG n.F.). Der Gesetzgeber hat hier insbesondere Arbeitsverträge von weniger als 12 Monaten im Blick. Für den Fall, dass die vereinbarte Probezeit unverhältnismäßig ist, findet die Kündigungsfrist von 2 Wochen keine Anwendung. Denkbar ist, dass dann die gesetzliche Mindestkündigungsfrist von 4 Wochen zum 15. oder zum Ende des Monats oder die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist gilt. Hier sind die Entscheidungen der Arbeitsgerichte abzuwarten.

Für die Anwendung des Kündigungsschutzgesetzes bleibt es aber dabei, dass es erst ab einer Dauer des Arbeitsverhältnisses von 6 Monaten Anwendung findet.

Informationspflichten des Arbeitgebers bei (befristeten) Arbeitsverhältnissen

Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat und die ihrem Arbeitgeber in Textform (z.B. per E-Mail) ihren Wunsch nach Veränderung von Dauer und Lage der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit anzeigen, haben einen Anspruch auf eine begründete Antwort innerhalb eines Monats nach Zugang der Anzeige (§ 7 Abs. 3 TzBfG n.F.). Die Antwort kann ebenfalls in Textform übersandt werden. Vorgaben zum Inhalt der Antwort gibt es bislang nicht. Es bietet sich an den Vorschlag des Arbeitnehmers anzunehmen oder kurz zu begründen, warum der Vorschlag nicht angenommen werden kann.

Daneben haben Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat und die ihrem Arbeitgeber in Textform (z.B. per E-Mail) ihren Wunsch nach einem unbefristeten Arbeitsvertrag angezeigt haben, einen Anspruch auf eine begründete Antwort innerhalb eines Monats nach Zugang der Anzeige (§ 18 Abs. 2 TzBfG n.F.).

Darüber hinaus hat der Arbeitgeber (befristet) beschäftigte Arbeitnehmer bei Erörterung über die Veränderung der Dauer oder Lage der Arbeitszeit über Arbeitsplätze zu informieren, die im Unternehmen besetzt werden sollen.

Informationspflichten des Arbeitgebers bei Arbeitnehmerüberlassung

Seit dem 1. August 2022 ist der Verleiher gesetzlich verpflichtet, dem Leiharbeitnehmer vor jeder Überlassung Firma und Anschrift des Entleihers in Textform (z.B. per E-Mail) mitzuteilen.

Hinzu kommt die Pflicht des Entleihers auf einen vom Leiharbeitnehmer, der ihm seit mindestens 6 Monaten überlassen ist, angezeigten Wunsch auf Übernahme in den Entleihbetrieb innerhalb eines Monats in Textform mit Begründung zu antworten.