Unternehmen werden zukünftig grundsätzlich verpflichtet sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnung) im inländischen zwischenunternehmerischen Bereich empfangen und senden zu können. Dazu wird die Definition der Rechnung in § 14 UStG angepasst. Papierrechnungen sowie Rechnungen per E-Mail, sind dann nach neuer Definition „sonstige Rechnungen“ und werden durch die E-Rechnung als neuer Standard ersetzt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der in einem entsprechenden maschinenlesbaren Format (z. B. X-Rechnung, ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und so eine medienbruchfreie automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht.
- Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen.
- Das Formatkann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nummer 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.
Bereits heute ist die Anwendung elektronischer Rechnungen im Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung teilweise zwingend (Auftragnehmer des Bundes).
Um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen zu können, sind spezielle Programme/Software notwendig bzw. die Umstellung ggf. Anpassung bereits im Einsatz befindlicher Programme erforderlich. Empfehlenswert ist, eine Befassung mit der Umstellung so frühzeitig, um von den Kosten- und Zeitersparnissen, die mit der E-Rechnung einhergehen können, zu profitieren. Insbesondere da die Einrichtung von E-Rechnungen vom Digitalisierungsgrad der Unternehmen abhängt, kann es zu nicht unerheblichen Aufwand bei der Einrichtung und Implementierung im Betrieb kommen, sodass eine rechtzeitige Auseinandersetzung mit der E-Rechnung notwendig ist, um z.B. auch Mitarbeiter zu schulen.
Welche Vorteile bietet der E-Rechnung?
Arbeitsprozesse innerhalb des Unternehmens können erleichtert werden, indem die Erstellung von Rechnungen schneller und einfacher wird. Fehler bei Eingaben können vermieden und der Rechnungsdurchlauf optimiert und Kosten für Porto und Papier eigespart werden.
Was soll sich ab 2025 ändern?
Die Einführung der E-Rechnung wurde im Wachstumschancengesetz beschlossen, welches am 28. März 2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde und im Hinblick auf die Regelungen zur E-Rechnung am 1. Januar 2025 in Kraft tritt.
Folgendes wird für Unternehmen verpflichtend:
- Das Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen im zwischenunternehmerischen Bereich (B2B) ab dem 1. Januar 2025. Da der Rechnungsaussteller grundsätzlich über die Anwendung der Ausnahmen/Übergangsregelungen entscheidet, wird zumindest die Empfangsmöglichkeit von Unternehmen bereitgestellt werden müssen.
Folgende Ausnahmen bzw. Übergangsregelungen werden Aufgrund der umfassenden Herausforderungen gelten, danach können „sonstige Rechnungen“ noch wie folgt zum Einsatz gebracht werden:
- bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht den vorgenannten Anforderungen entspricht, übermittelt werden;
- bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht den vorgenannten Anforderungen entspricht, übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 3) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat;
- bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht den vorgenannten Anforderungen entspricht, ausgestellt werden, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98) übermittelt wird (EDI-Verfahren).
- Ausgenommen von der Verpflichtung sind Kleinbetragsrechnungen i.S.d. § 33 UStDV.
Ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich die neuen Anforderungen, die an E-Rechnungen gestellt werden, einhalten.
Das Bundesministerium der Finanzen kann mit Zustimmung des Bundesrates zur Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens durch Rechtsverordnung nähere Bestimmungen zur Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats einer elektronischen Rechnung erlassen.