Rechnung per E-Mail

Eine Rechnung per E-Mail ist rechtlich wirksam und gültig. Wichtig ist nur, dass sie die gleichen Anforderungen erfüllt, wie dies bei der Papierrechnung der Fall ist. Das bedeutet, dass beispielsweise alle Pflichtangaben auf der Rechnung vorhanden sein müssen.

Beim Rechnungsversand an einen Endkunden musst dafür Sorge getragen werden, dass ein mögliches Risiko zur Kenntnisnahme oder gar Missbrauch der in der Rechnung enthaltenen Daten möglichst durch technische Maßnahmen minimiert wird. Vor allem diese Risikominimierung wird durch mittlerweile zahlreiche E-Mail-Provider geleistet, denn sie stellen eine Transportverschlüsselung für die E-Mails zur Verfügung.

Rechnung per E-Mail Checkliste:

  • Pflichtangaben der Rechnung per E-Mail
    • Name und genaue Anschrift Unternehmen und des Rechnungsempfängers
    • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    • Ausstellungsdatum der Rechnung
    • eine Rechnungsnummer, die zwingend fortlaufend sein muss und nur einmal vergeben wird
    • die genaue Menge und Art der Lieferung oder die genaue Art und den Umfang der erbrachten Leistung
    • den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung sowie das Zahlungsziel
    • das gesamte Entgelt mit Steuerbetrag und gültigem Steuersatz
    • im Vorfeld getroffene Vereinbarungen in Bezug auf eine Entgeltminderung
    • Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG - Hinweis über das Fehlen der Umsatzsteuer aufführen. Dieser kann beispielsweise wie folgt lauten: "Gemäß Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
  • Der Empfänger der Rechnung per E-Mail muss dieser zustimmen
    Dies kann in AGB´s oder im Auftrag ausdrücklich vereinbart werden. Es reicht aber auch aus, wenn der Auftraggeber (Kunde) die Rechnung per Email stillschweigend akzeptiert.
  • Die Rechnung per E-Mail muss unversehrt, inhaltlich lesbar und echt sein
    Anforderungen an die Rechnung gem. § 14 Abs.3 UStG: die Echtheit der Herkunft dieser Rechnung sowie deren Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein.
  • Unterschrift und digitale Signatur nicht erforderlich
    Die Rechnung muss weder signiert noch unterzeichnet werden.
  • Die Rechnung per E-Mail muss GoBD-konform sein & archiviert werden
    Die Archivierung von Rechnungen per E-Mail muss rechtssicher erfolgen. Dabei musst immer darauf geachtet werden, dass dies auch den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geschieht. Egal ob Rechnungen per E-Mail versandt oder empfangen werden, so müssen diese auch immer elektronisch verarbeitet werden. Es ist daher nicht zulässig, dass solche Rechnungen ausgedruckt und dann archiviert werden. Sie sind so aufzubewahren, wie sie auch versendet oder empfangen worden sind. Eine GoBD-konforme Aufbewahrung bedeutet:
    • die Rechnung muss gut lesbar sein,
    • sie muss unveränderbar sein,
    • die Rechnung darf nicht manipulierbar sein,
    • Eine Rechnung per E-Mail muss 10 Jahre aufbewahrt werden.
    • In der DSGVO ist festgelegt, dass der Unternehmer sicherstellen muss, dass eine elektronische Rechnung mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt wird. In diesem Zeitraum muss es möglich sein, die elektronische Rechnung in kürzester Zeit aufgefunden, zu lesen und auszuwerten ist. Um dies sicherzustellen, muss die elektronische Rechnung immer im Original aufbewahrt werden.
  • Die Behandlung der digitalen Rechnung durch die Finanzbehörden
    Das Finanzamt die digitale Bereithaltung der digitalen Rechnungen mindestens für die Dauer der Aufbewahrungszeit. Die Rechnung in Papierform wird nicht anerkannt. Es muss zudem sichergestellt werden, dass niemals der Inhalt einer solchen Rechnung verändert werden kann. Der Rechnungsversandt per E-Mail muss daher in einem nicht veränderbaren Dateiformat erfolgen. Hierbei handelt es sich um eine Anforderung seitens des Gesetzgebers und gilt sowohl für den Rechnungsempfänger als auch den Rechnungssteller.


Die häufigsten Formate für eine elektronische Rechnung:

  • Strukturierte Datenformate wie EDI oder XML
  • Datenformate, welche nicht strukturiert sind wie etwa jpg-, PDF- oder tif-Formate
  • Hybride Datenformate wie ZUGFeRD oder PDF/A3

Ansprechpartner

Ben Geißler

Telefon: 0351 4640-459
Fax: 0351 4640-34459
E-Mail schreiben

Cookies

Diese Website verwendet Cookies, um bestmögliche Funktionalität bieten zu können sowie für statistische Zwecke. Hier können Sie Ihre persönlichen Cookie-Einstellungen vornehmen. Sie können die Cookie-Einstellungen jederzeit über das Einstellungs-Icon am rechten unten Bildschirmrand ändern. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Cookie-Richtlinien

Ein Cookie, auch als HTTP-Cookie, Web-Cookie oder Browser-Cookie bezeichnet, ist ein Datenelement, das von einer Website in einem Browser gespeichert und anschließend vom Browser an dieselbe Website zurückgesendet wird. Cookies wurden als zuverlässiger Mechanismus für Websites entwickelt, um sich an Dinge zu erinnern, die ein Browser in der Vergangenheit dort getan hat. Dazu gehören das Klicken auf bestimmte Schaltflächen, das Anmelden oder das Lesen von Seiten auf dieser Website vor Monaten oder Jahren.

Notwendige Cookies

Diese Cookies können nicht deaktiviert werden

Diese Cookies sind für das Funktionieren der Website erforderlich und können nicht ausgeschaltet werden. Sie werden normalerweise als Reaktion auf Ihre Interaktionen festgelegt auf der Website, z.B. Einloggen etc.

Cookies:
  • .ASPXANONYMOUS
  • .DOTNETNUKE
  • __RequestVerificationToken
  • authentication
  • CID
  • dnn_IsMobile
  • jobportal-user-login
  • JSESSIONID
  • language
  • LastPageId
  • NADevGDPRCookieConsent_portal_0
  • SearchFilter
  • userBrowsingCookie
  • USERNAME_CHANGED

Statistik

Mit diesen Cookies können wir den Verkehr auf unserer Website überwachen, um die Leistung und den Inhalt unserer Website zu verbessern. Sie helfen uns zu wissen, welche Seiten am beliebtesten und am wenigsten beliebt sind, und zu sehen, wie sich Besucher auf der Website bewegen. Alle Informationen, die diese Cookies sammeln, sind aggregiert und daher anonym. Wenn Sie diese Cookies nicht zulassen, wissen wir nicht, wann Sie sie besucht haben oder wie Sie auf unserer Website navigiert sind.

Cookies:
  • __utma
  • __utmb
  • __utmc
  • __utmt
  • __utmz
  • _ga
  • _ga_E1KN9W1ZGH
  • _gat
  • _gid

Medien

Diese Cookies ermöglichen es der Website, erweiterte Funktionen und Inhalte bereitzustellen. Sie können von der Website oder von Drittanbietern festgelegt werden, deren Dienste wir unseren Seiten hinzugefügt haben. Wenn Sie diese Cookies nicht zulassen, funktionieren einige oder alle dieser Dienste möglicherweise nicht ordnungsgemäß.

Cookies:

Derzeit verwenden wir diese Art von Cookies auf unserer Website nicht.

Marketing

Diese Cookies können von unseren Werbepartnern über unsere Website gesetzt werden. Sie können von diesen Unternehmen verwendet werden, um ein Profil Ihrer Interessen zu erstellen und Ihnen relevante Anzeigen auf anderen Websites zu zeigen. Sie speichern keine direkten persönlichen Informationen, sondern basieren auf der eindeutigen Identifizierung Ihres Browsers und Ihres Internetgeräts. Wenn Sie diese Cookies nicht zulassen, wird weniger gezielte Werbung geschaltet.

Cookies:

Derzeit verwenden wir diese Art von Cookies auf unserer Website nicht.