Rechnung per E-Mail

Eine Rechnung per E-Mail ist rechtlich wirksam und gültig. Wichtig ist nur, dass sie die gleichen Anforderungen erfüllt, wie dies bei der Papierrechnung der Fall ist. Das bedeutet, dass beispielsweise alle Pflichtangaben auf der Rechnung vorhanden sein müssen.

Beim Rechnungsversand an einen Endkunden musst dafür Sorge getragen werden, dass ein mögliches Risiko zur Kenntnisnahme oder gar Missbrauch der in der Rechnung enthaltenen Daten möglichst durch technische Maßnahmen minimiert wird. Vor allem diese Risikominimierung wird durch mittlerweile zahlreiche E-Mail-Provider geleistet, denn sie stellen eine Transportverschlüsselung für die E-Mails zur Verfügung.

Rechnung per E-Mail Checkliste:

  • Pflichtangaben der Rechnung per E-Mail
    • Name und genaue Anschrift Unternehmen und des Rechnungsempfängers
    • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    • Ausstellungsdatum der Rechnung
    • eine Rechnungsnummer, die zwingend fortlaufend sein muss und nur einmal vergeben wird
    • die genaue Menge und Art der Lieferung oder die genaue Art und den Umfang der erbrachten Leistung
    • den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung sowie das Zahlungsziel
    • das gesamte Entgelt mit Steuerbetrag und gültigem Steuersatz
    • im Vorfeld getroffene Vereinbarungen in Bezug auf eine Entgeltminderung
    • Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG - Hinweis über das Fehlen der Umsatzsteuer aufführen. Dieser kann beispielsweise wie folgt lauten: "Gemäß Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
  • Der Empfänger der Rechnung per E-Mail muss dieser zustimmen
    Dies kann in AGB´s oder im Auftrag ausdrücklich vereinbart werden. Es reicht aber auch aus, wenn der Auftraggeber (Kunde) die Rechnung per Email stillschweigend akzeptiert.
  • Die Rechnung per E-Mail muss unversehrt, inhaltlich lesbar und echt sein
    Anforderungen an die Rechnung gem. § 14 Abs.3 UStG: die Echtheit der Herkunft dieser Rechnung sowie deren Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein.
  • Unterschrift und digitale Signatur nicht erforderlich
    Die Rechnung muss weder signiert noch unterzeichnet werden.
  • Die Rechnung per E-Mail muss GoBD-konform sein & archiviert werden
    Die Archivierung von Rechnungen per E-Mail muss rechtssicher erfolgen. Dabei musst immer darauf geachtet werden, dass dies auch den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geschieht. Egal ob Rechnungen per E-Mail versandt oder empfangen werden, so müssen diese auch immer elektronisch verarbeitet werden. Es ist daher nicht zulässig, dass solche Rechnungen ausgedruckt und dann archiviert werden. Sie sind so aufzubewahren, wie sie auch versendet oder empfangen worden sind. Eine GoBD-konforme Aufbewahrung bedeutet:
    • die Rechnung muss gut lesbar sein,
    • sie muss unveränderbar sein,
    • die Rechnung darf nicht manipulierbar sein,
    • Eine Rechnung per E-Mail muss 10 Jahre aufbewahrt werden.
    • In der DSGVO ist festgelegt, dass der Unternehmer sicherstellen muss, dass eine elektronische Rechnung mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt wird. In diesem Zeitraum muss es möglich sein, die elektronische Rechnung in kürzester Zeit aufgefunden, zu lesen und auszuwerten ist. Um dies sicherzustellen, muss die elektronische Rechnung immer im Original aufbewahrt werden.
  • Die Behandlung der digitalen Rechnung durch die Finanzbehörden
    Das Finanzamt die digitale Bereithaltung der digitalen Rechnungen mindestens für die Dauer der Aufbewahrungszeit. Die Rechnung in Papierform wird nicht anerkannt. Es muss zudem sichergestellt werden, dass niemals der Inhalt einer solchen Rechnung verändert werden kann. Der Rechnungsversandt per E-Mail muss daher in einem nicht veränderbaren Dateiformat erfolgen. Hierbei handelt es sich um eine Anforderung seitens des Gesetzgebers und gilt sowohl für den Rechnungsempfänger als auch den Rechnungssteller.

Die häufigsten Formate für eine elektronische Rechnung:

  • Strukturierte Datenformate wie EDI oder XML
  • Datenformate, welche nicht strukturiert sind wie etwa jpg-, PDF- oder tif-Formate
  • Hybride Datenformate wie ZUGFeRD oder PDF/A3

Stand: 26.04.2022

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