Ab dem 1. Januar 2004 ist ein Unternehmer stets verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, soweit er den Umsatz an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person, soweit sie nicht Unternehmer ist, ausführt. Die Rechnung ist auch dann auszustellen, wenn über eine umsatzsteuerfreie Leistung abgerechnet wird.

Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die Pflichtangaben insgesamt ergeben. In den Formvorschriften für Rechnungen erfahren Sie alles zu den Pflichtangaben auf Rechnungen. 

Jeder buchhaltungspflichtige Unternehmer muss Bücher, Aufzeichnungen und Belege sammeln und für eine bestimmte Zeit aufbewahren. Das ergibt sich einerseits aus den Pflichten für den kaufmännischen Geschäftsbetrieb und andererseits um die Besteuerung des Unternehmens lückenlos für einen bestimmten Zeitraum kontrollieren zu können. Nach Ablauf einer gesetzlichen Frist enden die Aufbewahrungsfristen. Erst danach  dürfen die Unterlagen vernichtet werden.

Der EU-Ministerrat hat im Juli 2010 eine Neuregelung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie beschlossen hat. Die Neuregelung führt zu einer Gleichbehandlung von elektronischen Rechnungen und Rechnungen in Papierform.

Bisher galt für elektronische Rechnungen die Regelung, dass die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) durch eine qualifizierte Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) sichergestellt werden müssen.

Ab 01.01.2013 wird die Pflicht zur elektronischen Signatur entfallen. Dann können Unternehmen mit Hilfe geeigneter Kontrollmechanismen, die die Authentizität, die Integrität und die Lesbarkeit der Rechnung vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer gewährleisten, arbeiten.

Bisher ist nicht näher definiert, welchen Anforderungen diese Kontrollverfahren genügen müssen. Die neue Richtlinie nennt die zurzeit vorgeschriebenen Verfahren – elektronische Signatur und EDI – als geeignete Technologien, um Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen sicher zu stellen.
 
Die Mitgliedsstaaten müssen die neue Richtlinie bis zum 31.12.2012 umsetzen, damit die neuen Regelungen ab 01.01.2013 EU-weit in Kraft treten können.

Unternehmen, die zurzeit die Anschaffung der nötigen Software für die elektronische Signatur planen, sollten bedenken, dass ab 2013 neben der elektronischen Signatur auch andere Verfahren zugelassen werden.

Stand: November 2010