Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet Aufbewahrungsfristen nach handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften.

 

Die aufzubewahrenden Unterlagen sind dabei geordnet abzulegen, damit eine schnelle Überprüfung erfolgen kann. Handelsrechtlich wird der Aufbewahrungsort gesetzlich nicht vorgegeben, dagegen ist es steuerrechtlich zwingend erforderlich, dass die Aufbewahrung in Deutschland selbst erfolgt. 

Steuerrechtliche Vorschriften – Abgabenordnung (AO)

10 Jahre sind aufzubewahren			6 Jahre sind aufzubewahren:
-		Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, Inventare, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationen	-		die empfangenen Handels-und  Geschäftsbriefe
			-		Wiedergabe der abgesandten Handels-  oder Geschäftsbriefe (Kopien)
			-		sonstige Unterlagen, soweit diese für die  Besteuerung von Bedeutung sind
-		Buchungsbeläger

Handelsrechtliche Vorschriften –  Handelsgesetzbuch (HGB)

10 Jahre sind aufzubewahren			6 Jahre sind aufzubewahren:
-		Handelsbücher	-		empfangene Handelsbriefe
-		Inventare	-		Wiedergaben der abgesandten  Handelsbriefe (Kopien)
-		Eröffnungsbilanzen
-		Jahresabschlüsse
-		Lageberichte und die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen  und sonstigen Organisationsunterlagen
-		Buchungsbelege

Alle steuerrelevanten Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, die mit dem PC erstellt wurden, sind digital und unveränderbar über einen Zeitraum von zehn Jahren zu archivieren. Die Aufbewahrung der Dokumente ausschließlich als Papierausdruck ist nicht mehr zulässig.

Im täglichen Geschäftsbetrieb sollte auf eine strikte Trennung der steuerrelevanten von den anderen betrieblichen (Personalangelegenheiten usw.) und privaten Daten geachtet werden.